Facility Management Software Vergleich: Komplett-Guide (2024)

Facility Management Software ermöglicht es Unternehmen, Wartungen, Reparaturen und andere Maßnahmen digital zu verwalten. So sparen Anwender:innen Zeit und Geld, indem sie ihre Gebäude, Vermögenswerte, Nutzer und Bewohner effizienter und effektiver verwalten.

In diesem Facility Management Software Vergleich stellen wir Ihnen sechs Lösungen für ein digitales Facility Management vor, erläutern unterschiedliche Software-Arten und wie Sie in der Praxis davon profitieren.

Facility Management Software Vergleich

Für unseren Vergleich haben wir sechs im deutschsprachigen Raum beliebte Lösungen ausgewählt: PlanRadar, TOM, SPARTACUS Facility Management, VertiGIS FM, hausmanager und facility (24).

Die nachfolgende Grafik vergleicht anhand einer Matrix eine Auswahl der verfügbaren Funktionen der verschiedenen Facility Management Softwares. Bitte beachten Sie, dass alle Angaben ohne Gewähr erfolgen! Bei Fragen zu den einzelnen Produkten wenden Sie sich bitte an die jeweiligen Hersteller:innen.

Sehen wir uns nun die einzelnen Gebäudemanagement Softwares im Detail an.

PlanRadar

PlanRadar vereinfacht die Verwaltung, Inspektion und Wartung von Gebäuden durch die Digitalisierung und Zentralisierung von Dokumenten, Plänen und Berichten. Facility Manager:innen können mit Hilfe der Gebäudemanagement Software Inspektionen planen, den Fortschritt von Wartungsarbeiten überwachen und alle relevanten Informationen effizient mit Auftraggeber:innen und Subunternehmer:innen kommunizieren. Alle Vorgänge lasen sich jederzeit mit wenigen Klicks nachverfolgen. Über 90 Prozent der Nutzer:innen berichten von Effizienzsteigerungen durch den Einsatz der Facility Management Software.

Wichtige Funktionen

• Aufgabenverfolgung
• Berichtsmanagement
• Brandschutzdokumentation
• Exportfunktion
• Flächenmanagement
• Mängelmanagement
• Projektmanagement
• Statistiken
• Wartungsmanagement

Kosten:Ab 26 Euro pro Monat

ErhältlichfürAndroidundiOSund alsWebapplikation im Browser.

Bewertungen:

• 4,1 von 5 Punkten (2.000+ Bewertungen im Google Play Store)
• 4,5 von 5 Punkten (1.900+ Bewertungen im Apple Store)

Das folgende Video zeigt, wie das Unternehmen AS Bauer die Facility Management Software Planradar für Brandschutzbegehungen im Eurostars Grand Central Hotel in München einsetzt und dadurch bei wichtigen Prozessen rund 50 Prozent an Zeit einspart.

Sie wollen selbst ausprobieren, wie PlanRadar Ihre Prozesse effizienter macht? Teten Sie die Bausoftware jetzt kostenlos für 30 Tage!

TOM

TOM – Software für Instandhaltung, Wartung & Facility Management ist eine Lösung, mit der Anwender:innen Termine planen und überwachen, Störungen erfassen, Ressourcen einteilen und Kosten sowie Budgets verwalten. Durch den modularen Aufbau lässt sich die Gebäudemanagement Software flexibel anpassen.

Wichtige Funktionen

• Aufgabenverfolgung
• Berichtsmanagement
• Brandschutzdokumentation
• DMS
• Exportfunktion
• Projektmanagement
• Wartungsmanagement

Kosten:Preis auf Anfrage

ErhältlichfürAndroidundiOSund Windows.

Bewertungen:

• 4,5 von 5 Punkten (70+ Bewertungen im Google Play Store)

SPARTACUS Facility Management

SPARTACUS Facility Management ermöglicht eine effiziente Verwaltung und Wartung von Gebäuden und Anlagen, indem die Software alle relevanten Informationen an einem Ort zentralisiert. Facility Manager:innen steuern verschiedene Prozesse, die von der präventiven Wartung bis hin zur Energieverwaltung reichen.

Wichtige Funktionen

• Berichtsmanagement
• Brandschutzdokumentation
• DMS
• Exportfunktion
• Flächenmanagement
• Projektmanagement
• Statistiken
• Wartungsmanagement

Kosten:Preis auf Anfrage

Erhältlichfür Android, iOS und Windows.

Bewertungen:

• Keine Bewertungen gefunden

VertiGIS FM

VertiGIS FM ist ein Programm für das Wartungs- und Instandhaltungsmanagement, um Anlagen zu überwachen, anfallende Arbeiten zu organisieren und die Betriebssicherheit zu gewährleisten. Sie ermöglicht die vorausschauende Planung der Wartung aller Infrastrukturen und Anlagen, wobei Ressourcen und Zeitaufwände erfasst werden, um darauf aufbauend Optimierungsstrategien zu entwickeln.

Wichtige Funktionen

• Berichtsmanagement
• DMS
• Exportfunktion
• Flächenmanagement
• Projektmanagement
• Wartungsmanagement

Kosten:Preis auf Anfrage

Erhältlichfür Android, iOS und Windows.

Bewertungen:

• Keine Bewertungen gefunden

hausmanager

Die Gebäudemanagement Software hausmanager richtet sich an Gebäudemanager:innen, Hausmeiter:innen und Gebäudeverwalter:innen. Mit dem Programm erstellen und überwachen Nutzer:innen spezifische Wartungs-, Kontroll- und Instandhaltungspläne für Objekte. Darüber hinaus ermöglicht die Software das Anlegen von Arbeitsplänen und Arbeitsaufträgen sowohl für Mitarbeiter:innen als auch für externe Dienstleister:innen.

Wichtige Funktionen

• Berichtsmanagement
• Brandschutzdokumentation
• DMS
• Wartungsmanagement

Kosten:Preis auf Anfrage

Erhältlichfür Android und Windows.

Bewertungen:

• 3,4 von 5 Punkten (40+ Bewertungen im Google Play Store)

facility (24)

Facility 24 bietet verschiedene Werkzeuge zur Verwaltung und Überwachung von Gebäuden, Anlagen und Infrastrukturen. Anwender:innen können Wartungsarbeiten planen, Ressourcen zuweisen und die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften sicherstellen. Darüber hinaus erleichtert die Software die Kommunikation zwischen den beteiligten Teams und ermöglicht eine schnelle Reaktion auf auftretende Probleme oder Notfälle.

Wichtige Funktionen

• Berichtsmanagement
• Flächenmanagement
• Projektmanagement
• Statistiken
• Wartungsmanagement

Kosten:26.050 Euro (inklusive Lizenz, Support, Wartung)

Erhältlichfür Android und Windows.

Bewertungen:

• Keine Bewertung verfügbar

5 verschiedene Arten von Facility Management Software

Es gibt verschiedene Arten von Facility Management Software – CAMF, CMMS, ERP, EAM und IWMS. Jedes dieser Systeme erfüllt eigene Zwecke, wobei sich die Funktionen einzelner Lösungen auch überschneiden können.

Die wichtigsten Eigenschaften:

1. CAFM (Computer-Aided Facility Management)

CAFM-Software unterstützt Facility Manager bei der Planung, Ausführung und Überwachung von Maßnahmen in Bereichen wie Anlagenmanagement, Asset Management, Wartung, Raumreservierung und anderen administrativen Tätigkeiten. CAFM bietet somit einen Überblick über alle relevanten Fakten einer Immobilie, wie zum Beispiel Räume und Ausstattungen.

Hauptanwendungsbereiche für CAMF

• Anlagenmanagement
• Raum-Management
• Zimmerreservierungen
• Layoutplanung
• Wartungsmanagement

2. CMMS (Computerized Maintenance Management System)

CMMS-Software dient vorwiegend der Verwaltung von Wartungs- und Reparaturmaßnahmen in Gebäuden und bei deren Ausstattung. CMMS ermöglicht Facility Managern und Wartungstechnikern einen detaillierteren Überblick über relevante Vorgänge. So lassen sich zum Beispiel einzelne Arbeitsaufträge und Kosten kontrollieren. Ebenso bilden Sie eine Datenbank, anhand der sich die Wartungshistorie rückverfolgen lässt. CMMS ist oft Teil von CAMF-Anwendungen.

Hauptanwendungsbereiche für CMMS:

• Gebäudemanagement
• Ausrüstungsverwaltung (Asset-Tracking & Management)
• Automatisierte Wartungsplanung
• Vorbeugende Wartungen
• Berichterstattung & Analyse

3. ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP-Software unterstützt die Ressourcenplanung in Unternehmen, dient also zur Steuerung und Kontrolle von Personal, Kapital, Betriebsmitteln, Materialien, etc. Diese Programme eignen sich für verschiedenste Unternehmensbereiche. Im Facility Management ermöglichen sie Entscheidungsträgern, alle wesentlichen Informationen zu Organisationsprozess auf Knopfdruck zu erhalten und dadurch die Rentabilität zu maximieren.

Hauptanwendungsbereiche für ERP (im Facility Management):

• Anlagenmanagement
• Bestandskontrolle
• Arbeitsauftragsverwaltung
• Raumplanung

4. EAM (Enterprise Asset Management)

EAM-Software wird für die Verwaltung und Steuerung betrieblicher Ausrüstung und Assets eingesetzt. Konkret werden damit Wartungsmaßnahmen, das Aufgabenmanagement und andere Maßnahmen – ähnlich, wie bei einem CMMS – gesteuert. Ein Enterprise Asset Management ist jedoch meist umfangreicher als typische CMMS-Programme.

Hauptanwendungsbereiche für EAM (im Facility Management):

• Aufgabenmanagement
• Wartungsmanagement
• Ausrüstungsverwaltung (Asset-Tracking & Management)
• Raummanagement
• Berichtswesen

5. IWMS (Integrated Workplace Management System)

Ein Integrated Workplace Management System ist eine Software, mit der Unternehmen Ihre Personalressourcen optimieren. Es ist im Wesentlichen eine Gebäudemanagement Software, die die Funktionen von CAFM und CMMS kombiniert.

Hauptanwendungsbereiche für IWMS:

• Projektmanagement
• Immobilien- und Mietverwaltung
• Verwaltung von Immobilienportfolios
• Asset- und Instandhaltungsmanagement
• Wartungsmanagement

Diese 7 Funktionen bietet Gebäudemanagement Software

Facility Management ist wie jedes unternehmerische Handeln mit Chancen und Risiken verbunden. CMMS, CAFM & Co. zählen im Facility Management inzwischen zum Standard – und das nicht ohne Grund. Denn mittels Software lassen sich inzwischen sehr viele Aufgaben im Gebäudemanagement unterstützen und effizienter machen.

TIPP: PlanRadar für Gesundheitseinrichtungen

Die folgenden 7 Funktionen und Vorteile bietet Programme für das Facility Management – wobei sich der tatsächliche Funktionsumfang je nach Produkt unterscheidet:

1. Aufgabenverwaltung und Projektmanagement

Die Aufgabenverwaltung ist essenzieller Teil des Facility Managements und ermöglicht es Ihnen, Arbeitsaufträge zu erstellen, den Fortschritt von Arbeiten zu verfolgen, Maßnahmen im Gebäudemanagement auszuwerten und Berichte zu erstellen.

Die übersichtliche Auflistung aller Arbeiten und Maßnahmen samt Fristen und Prioritäten ermöglicht darüber hinaus auch ein effizientes Projektmanagement. Viele Facility Management Softwares bieten umfangreiche Dashboards, mit denen Sie den Status Quo aller Maßnahmen aufrufen und auswerten können. So erkennen Sie, wo Sie im Plan liegen und wo Verzögerungen drohen.

2. Asset Tracking

Mittels Asset Tracking hat ein Unternehmen seine physischen Vermögenswerte wie technische Anlagen, Computer und Bürostühle immer im Blick. Dazu müssen Assets mit einem GPS-Ortungssystem, Barcodes oder einer Radiofrequenz-Identifikation (RFID) ausgestattet sein. Dadurch kann das Facility Management Wartungsanfragen und Standorte exakt nachverfolgen. Mit einem vollständigen Bild aller Assets in Ihren Einrichtungen ermöglicht Ihnen Software, diese viel genauer und gleichzeitig viel effizienter zu verwalten und zu warten.

3. Wartungsmanagement

Mittels Software lassen sich Wartungen und Reparaturen effizient planen, durchführen und auswerten. Das schließt auch die Automatisierung vorbeugende Wartungsarbeiten mit ein, um unerwartete Ausfälle zu vermeiden. Die Automatisierung dieser Arbeiten spart viel Zeit und Mühe und trägt dazu bei, die Kosten zu reduzieren. Insbesondere das technischen Gebäudemanagement, also die Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs und die Instandhaltung der technischen Anlagen in einem Gebäude, profitiert von transparenten Prozessen sehr stark.

4. Lieferanten- und Auftragnehmerverwaltung

Gebäudemanagement Software ermöglicht das Management externer Personen und Unternehmen inklusive Zuweisung und Nachverfolgung von Arbeitsaufträgen. Je nach verwendeter Lösung sind auf Aktivitätshistorien, Bewertungssysteme und andere Features enthalten, um eine reibungslose Zusammenarbeit mit externen Anbietern zu unterstützen.

5. Dokumentenverwaltung

Einer der Hauptfunktionen einer Software für das Facility Management besteht darin, dass sie eine zentralisierte Datenbank für die Verwaltung von Dokumenten darstellen. Das ermöglicht es Ihrem Team und externen Anbietern, von Gebäudeplänen über Garantien bis hin zu Wartungshistorien alle wichtigen Unterlagen auf einer Plattform zu speichern.

6. BIM-Integration

Die BIM-Technologie kommt zunehmen über den gesamten Gebäudelebenszyklus hinweg – und somit auch im Betrieb – zum Einsatz. Anwender verorten Wartungsmaßnahmen, Auffälligkeiten sowie andere Fakten in BIM-Modellen von Gebäuden und technischen Anlagen und profitieren von einer einfacheren Lokalisierung und schnelleren Prozessen.

7. Berichterstattung und Business Intelligence

Software-Lösungen für das FM bieten umfassende Einblicke und Analysen von Abläufen. So lassen sich schnell Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifizieren. Das hilft Facility Managern, Trends zu verstehen, bessere datengesteuerte Entscheidungen zu treffen und Kosten zu sparen, ohne die Qualität zu beeinträchtigen. Auf Knopfdruck entstehen aus allen erfassten Daten fertige Berichte – vom Wartungsbericht bis zur Brandschutzdokumentation.

Die Vorteile von Facility Management Software

Unabhängig von den verschiedenen Funktionen lassen sich mit Facility Management Programmen folgende Vorteile erzielen.

Erhöhte Produktivität

Durch die strukturierte Erfassung von Daten, sowie die Planung, Koordination und Auswertung von Prozessen auf einer Plattform in Echtzeit, verwalten Sie Prozesse effizienter. Sie haben den Überblick über alle Maßnahmen und Prozesse. Sie Darüber hinaus können Sie auch einfach die 4W nachvollziehen:

• wer
• was
• wann
• wo

Bei Mängeln, Fragen zur Gewährleistung und auch rund um die Einhaltung von Vorschriften profitieren Sie mit Facility Management Software von mehr Transparenz und Klarheit.

Optimierte Kosten

Gleichzeitig optimieren Sie mittels Software die anfallenden Kosten.

• Identifikation von Risikobereichen und Prozessen mit Einsparungspotenzial.
• Effizienterer Einsatz der verfügbaren Ressourcen.
• Reduktion von technischen Gebrechen und Stillstandzeiten.
• Erhöhung der Lebensdauer von Gebäuden und Geräten.
• Weniger Überstunden.
• Geringerer administrativer Aufwand, da Daten nicht mehr zeitaufwendig gesichtet, in andere Formate übertragen und an andere Personen übermittelt werden müssen.

PlanRadar ist Ihre Lösung für das Facility Management

Mit PlanRadar heben Sie Ihr Facility Management auf eine neue Stufe. Die Software ist auf allen mobilen Geräten nutzbar und verbindet Ihre Teams im Büro und vor Ort.

• Verwalten Sie tägliche Aufgaben und Inspektionen und Behalten Sie stets den Überblick über Ihre To-Do-Liste. Delegieren Sie Aufgaben an Ihr Team und Auftragnehmer, indem Sie alle Aktivitäten an einem Ort überwachen.
• Überwachen Sie vorbeugende Wartungsarbeiten und legen Sie Erinnerungen für wiederkehrende Wartungsmaßnahmen fest und reagieren Sie kurzfristig auf spontane Reparaturen.
• Greifen Sie von unterwegs auf Informationen zu – ob Grundrisse, Installationsanleitung oder Informationen über technische Anlagen. Bewahren Sie Dokumente sicher an einem zentralen Ort auf.

PlanRadar wird weltweit von über 150.000 Anwendern in mehr als 75 Ländern für verschiedenen Aufgaben im Bau- und Immobilienwesen eingesetzt. Testen Sie die Facility Management Software jetzt kostenlos für 30 Tage!

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